Greenys Note

Yang paling aku inget dari kuliah hari ini adalah cerita tentang cita-cita menjadi orang pas-pas-an. Pas ingin mobil, ada mobil, Pas mau rumah, rumah tersedia, pas mau buka toko, modal sudah siap, pas mau menguras isi toko dengan cara legal, sudah ada tumpukan kartu kredit/debit setinggi 10 cm, hehe .

Tapi bagaimana jika kondisi sekarang (current) berada di pas-pasan sebenarnya? Nah, selisih antara cita cita (to be/required) yang “pas-pasan” dengan kondisi sekarang (as is/current) yang pas-pasan sebenarnya, itulah yang disebut dengan gap. Bagaimana caranya mengatasi gap itu? Tergantung strategi masing-masing. kalau untuk contoh di atas, salah satu strategi untuk mencapai cita-cita adalah mencari pasangan berkepribadian tinggi. Artinya, punya mobil pribadi, rumah pribadi, kalau perlu pasar pribadi, hehe .

Cerita di atas muncul ketika sedang membahas evaluasi gap antara lingkungan TI yang ada saat ini di organisasi dengan kebutuhan IT yang diperlukan untuk mencapai objektif organisasi tsb. Oh, iya, posisi TI di organisasi tsb sebagai supporting, bukan sebagai core business organisasi.

Maksud supporting business artinya IT digunakan untuk memperlancar operasional sehari-hari organisasi, meningkatkan keunggulan organisasi, dan membuka peluang bisnis baru atau perluasan dari bisnis yang sudah ada. Misalnya di suatu studio desain yang bisnis utamanya adalah membuat desain sesuai dengan permintaan, investasi IT (komputer, server, peralatan instalasi jaringan & internet, dan bermacam-macam software desain grafis) diadakan supaya studio desain tersebut bisa menghasilkan desain yang berkualitas tepat waktu. Kemudian dengan adanya internet, studio desain dapat memasang portofolionya dengan mudah dan menjangkau calon konsumen lebih banyak lebih luas. Dampak yang diharapkan tentu saja makin banyak kontrak kerja yang mengalir ke studio tersebut. Kalau IT sebagai core business itu contohnya di perusahaan Microsoft, Cisco, Dell, de el el yang bisnis utamanya adalah menjual produk-produk IT.

Kembali ke topik awal, memangnya kenapa perlu dievaluasi? Kalau tidak dievaluasi kan tidak bisa diketahui posisi lingkungan IT yang sekarang terhadap yang dibutuhkan. Selama ini, banyak organisasi yang menganggap investasi IT itu menghabiskan anggaran tapi dampaknya nyaris tak terasa. Penyebabnya karena perencanaan dan penyusunan rencana investasi IT tidak disesuaikan dengan kebutuhan IT, proses bisnis, dan tujuan organisasi. Selain itu, umumnya belanja IT adalah belanja teknologi baru. Padahal teknologi tersebut bisa jadi terlalu canggih atau tidak dibutuhkan. Yang lebih ekstrim, ada organisasi yang tidak mempunyai daftar kebutuhan IT sehingga belanja IT lebih disebabkan karena merasa butuh semua (diperkuat dengan marketing vendor yang agresif).

Setelah dievalusi, baru dapat ditentukan ada tidaknya gap. Kalau ada gap, maka dapat ditentukan strategi untuk menghilangkan gap tersebut. Salah satu strateginya adalah memahami tujuan organisasi, kemudian identifikasi proses bisnis apa yang harus dilakukan organisasi agar tujuan tercapai. Periksa efektivitas proses tersebut. Jika perlu, lakukan ESIA (Eliminate, Simplify, Integrate, Automate) proses bisnis. Dari proses bisnis lakukan pemetaan kebutuhan IT untuk mengoptimalkan output yang dihasilkan. Terakhir, membuat rencana investasi IT sesuai dengan kebutuhan tersebut.

Itu lebih kurang yang aku ingat tentang kuliah hari ini.